logo n+e
Universidad Rey Juan Carlos
Universidad Europea Miguel de Cervantes
formacion
clases-directo

5 Herramientas digitales para manejar una asesoría

Card image cap

En la actualidad que una asesoría funcione de manera adecuada implica que está haciendo uso de los softwares digitales adecuados. La falta de conocimiento o desinformación ya no es una excusa.


Hoy en día gracias a internet podemos tener acceso a una gran cantidad de información sobre las últimas tecnologías y avances en el campo de los negocios. 


Nuevas herramientas son creadas periódicamente teniendo como objetivo ayudar a que el día a día de empresas, negocios y asesorías sea más ameno. Internet no solo nos permite conocerlas, sino que también nos brinda la oportunidad de implementarlas.


No hay barreras ni obstáculos que nos impidan transformar digitalmente nuestra asesoría y abandonar el funcionamiento analógico. Si estamos convencidos y dispuestos a realizar el cambio, podremos hacerlo.


A continuación hemos hecho una selección de 5 herramientas digitales que creemos pueden ser un buen punto de partida para empezar la transformación digital de tu asesoría.


5 Softwares Digitales Que Te Ayudarán a Gestionar Tu Asesoría


Fuente


  1. CRM - Customer Relationship Manager


Los clientes son un elemento fundamental para el éxito o fracaso de nuestra asesoría. La mejor manera de tenerlos satisfechos y hacerlos sentir importante es teniendo una base de datos completa, donde podamos recopilar y acceder cómodamente a toda la información necesaria y relevante sobre ellos.


Un CRM no es  simplemente una base de datos como puede ser una hoja de cálculo estática con información volcada. Se trata de un sistema completo que nos ayuda a gestionar las interacciones con los clientes, sin importar el canal.


Por un lado, nos sirve desde el punto de vista comercial. Ahí es donde encontramos las fichas con los datos de los clientes, sus hábitos, preferencias, compras etc. Dependiendo del programa podrá incluir opción de realizar reporting automático o de enlazar con otros software.


La información almacenada en un CRM puede ser muy útil a la hora de planear estrategias de marketing o campañas de mailing. Cuanta más información tengamos a nuestra disposición, más personalizada será nuestra campaña.


Por otro lado, están los beneficios que este tipo de herramientas pueden brindar a la atención al cliente. Si queremos tener clientes satisfechos, es primordial que la atención al cliente sea óptima.


Si cada vez que un cliente nos contacta, disponemos automática e inmediatamente de toda la información sobre ese cliente, podremos atenderlo de la mejor manera posible.


La mejor manera de controlar el daño que una incidencia puede generar, es dando una respuesta rápida y eficaz para intentar solucionar el problema. Algo que con un CRM podremos hacer fácilmente, sin importar de qué cliente se trate.


  1. ERP - Enterprise Resource Planning


De la gran cantidad de programas para asesorías que pueden implementarse para mejorar sus gestiones, un ERP es quizás la más completa y más importante. Se trata de un software que nos permite gestionar todos los recursos de la empresa desde un solo lugar.


Con un ERP, tendremos todos los datos, la información y los números actualizados y digitalizados en nuestro ordenador. Y cuando hablamos de todos, nos referimos realmente a todos.


Los datos se unifican en una sola base de datos que es accesible a todos los departamentos. Esto no quiere decir que se eliminen los departamentos o que pierdan su independencia.


Por el contrario, siguen existiendo y pueden ver como sus gestiones se agilizan. Si antes tenía que haber un intercambio de datos para poder trabajar de forma correcta, por ejemplo, entre compras y ventas o entre compras y almacén, con un ERP ya no es necesario.


El compartir la base de datos hace que toda la información esté ya disponible directamente. En vez de solicitar datos, se puede acceder a ellos, aunque sean de un departamento diferente.


Además, desde el punto de vista de la gestión, también se simplifica el trabajo. Podemos revisar los datos y números de manera sencilla y desde un solo mando. 


La gran mayoría de ERP nos ofrecen la posibilidad de generar informes a raíz de los datos recopilados, permitiéndonos, así, gestionar de manera más eficaz todo el funcionamiento de nuestra asesoría.


El uso de un ERP puede significar un cambio significativo en tu asesoría, pero siempre teniendo en cuenta una mejor gestión.


Fuente


  1. OCR - Optical Character Recognition 


A menudo se habla de digitalización y se tiene en mente el concepto antiguo de procesar algo analógico de forma digital. Este concepto está ligado al concepto de digitalizar entendido como convertir una foto o documento en una imágen digital a través de un escáner.


Si bien cuando hablamos de proceso de digitalización nos referimos a un conjunto de decisiones e implementaciones que harán que nuestra asesoría funcione de manera menos analógica; también hay algo de ese antiguo concepto de digitalización.


Funcionar de manera digital en un mundo o mercado que funciona también de manera digital es fácil. Sin embargo, somos conscientes de que la realidad no es así. Aún tenemos que lidiar con empresas y negocios analógicos que aún funcionan con documentos y archivos en formatos físicos.


Todas las asesorías tienen que lidiar a diario con facturas y documentos de todo tipo, ya sean propios o ajenos y a veces podemos tener un conjunto mixto de archivos digitales y físicos que dificultan su catalogación o el volcado de los datos en nuestros software.


Para ello, recomendamos el uso de un OCR. Se trata de un tipo de programa que se basa en el antiguo concepto de “escanear” documentos en archivos digitales, pero llevándolo un paso más allá.


Analiza y detecta cada carácter en el texto, para reconocerlo, ponerlo en contexto y exportar un archivo 100% digital. No se trata de una imágen o foto, sino de un documento editable, catalogable y cuya información es fácilmente extraíble.


Si lo implementamos en un software de facturación, por ejemplo, podemos hacer uso de la IA para que automáticamente detecte los datos relevantes y se encargue de añadirlos a la base de datos.


No solo ahorraremos muchísimo tiempo con un OCR, sino que también nos ayudará a mantener la información organizada y siempre a mano. Definitivamente una herramienta indispensable para toda asesoría que quiera funcionar de manera óptima.


  1. Comunicación interna


A raíz de la pandemia hemos aprendido la importancia que tiene la comunicación interna en una asesoría.  Nos hemos visto de improviso obligados a tener que adaptar nuestra manera de trabajar a un nuevo sistema que implicaba la falta de presencialidad.


Ya no era posible estar todos en el mismo lugar y la comunicación es la primera que se ha visto afectada. Para que todo funcione de manera correcta, la comunicación debe ser fluida e inmediata.


No puede haber obstáculos que hagan que el mensaje no llegue de manera correcta, ya que esto puede suponer errores o fallos que pueden salir muy caros.


Por eso, la necesidad nos ha llevado a tener que buscar alternativas para que la comunicación no se viese afectada por la distancia. 


Afortunadamente, la oferta de programas de comunicación interna es amplia y variada. podemos encontrar muchos tipos distintos de programas que nos ayudan a mejorar la comunicación.


Son, además, herramientas de comunicación hechas específicamente para el ambiente de trabajo. Combinan el chat, con las llamadas, videollamadas y el almacenamiento de archivos.


Ya no es más necesario buscar un día y hora preciso en que todos podamos estar físicamente en un lugar para reunirnos. Tampoco es necesario perder tiempo dirigiéndonos a un lugar específico para tener una reunión, todo podemos hacerlo desde nuestra casa o donde sea que nos encontremos.


Los software de comunicación han aportado una solución al problema de la presencialidad, a la vez que han conseguido agilizar y hacernos más cómodo el día a día de nuestra asesoría.


  1. Organizador de tareas


A diario en una asesoría nos encontramos con muchas tareas que debemos llevar adelante y no podemos olvidar. Estas pueden ser parte de nuestra rutina diaria, proyectos puntuales o tareas que se repiten cada cierto tiempo.


Seguramente sean más de las posibles y nos cueste seguir el ritmo, organizar la jornada e intentar que ninguna se quede por el camino.


Para eso, existen los organizadores de tareas y proyectos virtuales, que nos ayudan a organizar el día a día de nuestra asesoría de manera sencilla y rápida.


Funciona como un tablero virtual en el cual podemos volcar todo lo que está pendiente de realizarse. Pueden ser proyectos a largo plazo o tareas recurrentes. Se crean tarjetas para cada uno en el que se incluye toda la información importante: deadlines, miembros, comentarios, anotaciones, enlaces, etc.


De esta forma, ya sea una tarea individual, grupal o ajena, tendrá su tarjeta con toda la información necesaria para llevarla a cabo.


Este tipo de programa nos permite mejorar la organización propia y de la asesoría. Podemos organizar el día de manera más eficiente y aumentar la productividad general de todo el negocio.


A todos aquellos a quienes les cuesta seguir el ritmo del día a día, un organizador de tareas les resolverá todos sus problemas.

Daniel Quintero 25-04-2022
Recibe antes que nadie las promociones de nuestros cursos de formación online.

5% de descuento en tu formación al suscribirte

Al pulsar 'Suscribirme' acepto los términos y condiciones

Queremos saber tu opinión

Eliminar Celulitis
33 / 5
Máster en Dirección de empresas

Compartir en Redes Sociales

Newsletter de n+e

Recibe antes que nadie las promociones de nuestros cursos de formación online.
5% de descuento en tu formación al suscribirte

Al pulsar 'Suscribirme' acepto los términos y condiciones

Con el aval de

Anced
AJE Madrid Jóvenes Empresarios
Cámara Madrid
Aprendemás
Avanzaentucarrera
Criteo
Emagister
Mundo Posgrado
Negocios y Networking
Carné Joven