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Departamento de Protocolo. ¿Qué es y cuáles son sus funciones?

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Las empresas al transcurrir el tiempo van teniendo la necesidad de realizar cambios para adaptarse o aprovechar el entorno, todo con el fin de obtener mejores resultados, uno de estos cambios puede ser la creación de departamentos que anteriormente eran inexistentes o que muy pocas empresas lo tienen, este sería el caso del Departamento de Protocolo, en donde, su presencia se ve en grandes empresas, aunque las medianas van poco a poco viendo la necesidad de tener uno de estos.

En resumen, el departamento de protocolo es el que se responsabiliza de que todos lo eventos tantos internos como externos que organice la empresa (o que participe la empresa en el caso de algunos externos), presente los debidos procedimientos y acciones que hagan identificar los valores de las empresas, es decir, que muestre la identidad de la empresa frente a los asistentes del evento.

De lo anterior su importancia en la actualidad, en un mundo empresarial donde el branding o el concepto de Marca es muy importante para generar fuerte relaciones o alianzas estratégicas con otras empresas, el departamento de protocolo es clave para aprovechar un evento y lograr cerrar dichas estrategias empresariales.

¿Cuál es la estructura de un departamento de Protocolo?

varias personas trabajando en una oficina

Como un departamento poco conocido entre las empresas, resulta necesario describir su estructura y dar a conocer brevemente el papel de cada uno de estos puestos.

  • Dirección General de Protocolo: Como es evidente es el máximo responsable del departamento, es el encargado de las estrategias para que los eventos empresariales logren su objetivo.

  • Asesores de Protocolo: Son los que comparten responsables con los de dirección, los que se encargan de divulgar y promover las estrategias entre el departamento, además de aconsejar a la dirección.

  • Administrativos de Protocolo: Son los encargados de los detalles financieros y económicos de los eventos, así como toda la documentación necesaria para la realización de este.

  • Personal Auxiliar: Pueden considerarse como las azafatas, traductores, técnicos, son las personas que tienen un papel directo en el evento y que ayuda a reflejar directamente a los invitados los valores de la empresa.

  • Relaciones Publicas: Son los que manejan la imagen de la empresa en las redes sociales, son especialmente en los eventos para promocionarlo e incentivar a la participación por medio de estos medios.

  • Secretaria: Se enfoca en el contacto con otras empresas o invitados para que conozca a la perfección el evento, también puede apoyar la coordinación de los grupos y gestionar la documentación realizada por los administrativos.

¿Cuáles son las funciones del departamento de Protocolo?

Ya se conoce el objetivo principal del departamento anteriormente mencionado, pero detrás de esto hay funciones específicas en la búsqueda de este objetivo, las cuales son:

  • Asesorar a la dirección general cuando sea respectivo.
  • Coordinar y supervisar todos los eventos corporativos que se realicen.
  • Elaborar y actualizar las listas de invitados, catalogando a estos por su importancia para la empresa, así como realizar el envío de invitaciones a estos.
  • Realizar reportes a la dirección general de los resultados de los diversos eventos.
  • Realizar y actualizar un calendario de eventos corporativos.
  • Mantener registro de los gastos realizados para la realización de cada evento.

Estos son algunos de las más importantes funciones que tiene el departamento, como se puede observar presenta un trato directo con la dirección general, con esto, se evidencia su importancia en las empresas.

Con todo lo anterior, nuestra escuela Negocios y Estrategia Business School ha creado el curso de Comunicación Institucional, donde aprenderás todo lo relacionado al departamento de protocolo, como gestionar eventos y realizar comunicaciones eficaces en el interior de una empresa.

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